Instructivo implementación de documento soporte electrónico
El siguiente instructivo, tiene como fundamento orientar sobre los cambios realizados en el sistema FACTORY para el manejo de Documento de Soporte Electrónico.
PRE-REQUISITOS
- Antes de empezar el usuario debe cerciorarse de tener la última versión de contabilidad 8.2207.6 o posterior al mes de julio del 2022, actualizar el archivo Directorios y haber ejecutado el proceso de Recuperación de archivos.
- Adquirir el servicio de documento de soporte electrónico, para el registro, envío y consulta con el operador, a través de Factory.
- El Documento de Soporte Electrónico estará disponible únicamente para los Motores base de datos SQL.
- Se debe descargar el programa complementario Soap Sdk 3.0 (Descargar desde la página Factory), se debe instalar en cada terminal que utilice el Módulo de Contabilidad para un correcto funcionamiento.
MODIFICACIONES Y NUEVAS OPCIONES DEL SISTEMA FACTORY
Lo primero que debe realizar el usuario será activar el Parámetro “Activar Documento Soporte Electrónico” que proporcionará las funcionalidades de Documento Soporte Electrónico en el sistema. Para realizar éste paso el usuario debe dirigirse a la opción Utilidades\Cambio de Parámetros.
Ya en éste punto el usuario debe especificar la fecha exacta en donde se inicia con el proceso de Documento Soporte Electrónico según el calendario definido por la DIAN según la clasificación que corresponda.
- El siguiente paso a seguir será la configuración que tendrá el sistema para el envió a la DIAN.
Para lo anterior el usuario debe ir a la ruta “Utilidades\Cambio de Parámetros\Configuración Documento Equivalente Electrónico”, donde encontrará la siguiente pantalla.
- CLAVES DE PRODUCCIÓN
Usuario: FactoryVisual
Contraseña: i3b9naXJlw
- CLAVES DE PRUEBA
Usuario: factoryvisual
Contraseña: yijqC7lops
Actualizar Catálogos y/o Campos: Al dar click en el botón el sistema cargará los catálogos necesarios para la configuración de Documento Soporte electrónico.
-Posición CUDE: Esta opción es para especificar las coordenadas que tendrá el CUDE en el formato del comprobante, este dato es necesario para el correcto envió del Documento a Factura1, el formato para la posición debe ser en milímetros.
-Posición QR: Esta opción es para especificar las coordenadas que tendrá el código QR en el formato del comprobante, este dato es necesario para el correcto envió del Documento a Factura1, el formato para la posición debe ser en milímetros.
-Posición FECHA: Esta opción es para especificar las coordenadas que tendrá la Fecha y Hora en el formato del comprobante, este dato es necesario para el correcto envió del Documento a Factura1, el formato para la posición debe ser en milímetros.
Ubicación espacial en el PDF
Las coordenadas, pueden ser encontradas de diferentes maneras, y deben entregarse al Web Service en MILIMETROS; a continuación ilustraremos una manera fácil y eficiente de encontrarlas:
Utilizaremos GIMP 2.8 para ilustrar la obtención de las coordenadas, colocar el cursor, sobre la esquina superior izquierda del lugar donde se ubicará el código QR.
A continuación, en la esquina inferior izquierda de su pantalla, aparecerán las coordenadas del punto que usted está buscando, y que deberá proporcionar al Web Service para la implementación del CUDE, QR y Fecha en su documento.
- El siguiente paso se debe configurar los códigos Postales para los Terceros, para tal fin se debe ingresar por la opción de “Tablas\Terceros”.
- En el campo Código Postal definir según tabla definida por la DIAN el código correspondiente.
- Tercero debe tener correo electrónico.
- Se debe diligenciar el país del proveedor.
- El siguiente paso es configurar el Prefijo para el manejo del Documento de Soporte Electrónico para tal fin se debe ingresar por la opción de “Tablas\Comprobantes” y marcar el check correspondiente al Manejo de Documento Soporte, adicional se debe configurar los datos de la resolución expedida previamente en la DIAN.
- Se debe definir los códigos ISO de los países para reporte ante la Dian por la opción de “Tablas\Ciudades”
- Para realiza modificaciones al documento soporte se debe crear un segundo documento, se debe ingresar por la opción de “Tablas\Comprobantes” y marcar el check correspondiente al Manejo de Documento Soporte y tener la segunda marca Aplica Nota Ajuste , adicional se debe configurar los datos de la resolución (Doc soporte).
- Para el correcto funcionamiento del proceso el comprobante se debe elaborar por la opción de “Actualización\Grabación de Movimientos” esto con el fin de digitar los campos requeridos.
- Las correcciones del documento soporte se realizan desde “Actualización\Grabación de Movimientos” con el documento habilitado como ajuste. Al tener esta marca se habilitan 2 datos adicionales; Concepto de nota y documento soporte (el documento al cual se realiza corrección), este lo puede seleccionar desde el botón de ayuda.
- Para él envió de los documentos electrónicos el usuario deberá ingresar por la opción de “Consultas\Consulta de Documento Soporte Equivalente”.
El usuario debe seleccionar los documentos a enviar y dar clic en el botón Enviar para el respectivo procesamiento de los documentos.
Otros datos a tener en cuenta
- Los documentos enviados se consultan en el portal de facturación (Factura1).
- Se requiere de una resolución de autorización numeración generada por la Dian, para el envío de este documento. El documento soporte no se puede anular después de mayorizado “actualización \Desmayorizar Anular”
- Se debe informar a factura el prefijo (interno) asignado para los ajustes, los datos de resolución son los mismo del documento soporte.
- Este documento es para no obligados a declarar por lo tanto no debe tener IVA
- El documento de ajuste o corrección se utiliza para reversar o cancelar el documento soporte ante la Dian.
