¿Qué se debe tener en cuenta para restaurar una copia de seguridad?

– ¿CÓMO RESTAURAR UNA COPIA DE SEGURIDAD?

  • Verificar que no haya usuarios en el sistema.   Puede correr un mantenimiento a la base de datos para verificar que otro usuario no se encuentre en el módulo.  Ingresando por el menú, UTILIDADES/RECUPERACIÓN DE ARCHIVOS/PROCESAR.  En caso de que aparezca un mensaje indicando que tiene el acceso denegado a alguna tabla correspondiente al módulo, debe salir del aplicativo y verificar que otros usuarios no hayan ingresado al módulo.
  • Antes de restaurar  una copia de seguridad se debe hacer otra copia de respaldo, ingresando por el menú SISTEMA/HACER-RESTAURAR COPIAS y hacer la siguiente selección en las opciones que aparecen en pantalla:
  • Proceso a Ejecutar: elegir la opción “COPIA DE RESPALDO”.
  • Incluir Archivos: Elegir las dos opciones, Bases de datos y reportes.
  • Path Destino: Elegir la ubicación de destino, el sistema por defecto genera la ruta en la base de datos de Factory, en una carpeta denominada backup.
  • Archivo destino: Escribir el nombre del archivo que desee.

Para restaurar la copia requerida: Ingrese por la opción SISTEMA/HACER-RESTAURAR COPIAS y elegir las siguientes opciones en pantalla:

  • Proceso a Ejecutar: elegir la opción “RESTAURAR COPIA DE RESPALDO”.
  • Incluir Archivos: Bases de datos.
  • Path Destino: la ruta de ubicación aparecerá una vez se elija el backup que restaurará en la siguiente opción.
  • Archivo destino: Elegir el backup a restaurar.
  • Verificar el impacto que este proceso puede tener con otras aplicaciones de acuerdo con la fecha de la copia a restaurar.
  • Una vez restaurada la copia haga una recuperación de archivos.

¿Qué debo hacer para devolver al almacén una referencia que se cargó a una orden de producción?

Para devolver una referencia de una orden debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Que la orden de producción no haya sido cerrada.
  • Que la orden sea correspondiente al mes presente de trabajo.
  • Utilizar el tipo de movimiento asignado para este proceso en particular, generalmente un 92 que es una ENTRADA POR DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A ORDEN DE PRODUCCIÓN, configurada así:

-Clase: Entrada

-Afecta costo promedio: No

-Afecta la contabilidad: Si

-Costo: Real

-Afecta Orden de: Producción.

 

¿Cómo realiza el sistema el cálculo del costo promedio de un producto terminado a través de una orden de Producción?

En la elaboración de órdenes de producción el sistema tiene tres partes para su costo que son:

 

  1. Costo de materiales: el sistema tiene en cuenta este valor con base al costo de reposición de cada uno de los productos que se tiene al momento de elaborar o cargar el material de la orden de producción. A continuación se explica el manejo del costo a una orden de producción

 

Se tiene dos productos en el cual dentro de los movimientos en el aplicativo tiene la siguiente información:

 

Tabla1

 

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la SalidaCostoCosto de reposición
Producto a101450145001450
Producto a122700324002131
Producto a3213163932131

 

Tabla 2

 

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la Salida (uni)CostoCosto de reposición
Producto b2059001180005900
Producto b1590059005900
Producto b3470063935736

 

Y se relaciona el producto a fabricar en el cual se han elaborado anteriormente órdenes de producción y también se ha vendido dicho producto.

 

Tabla 3

 

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la Salida (uni)CostoCosto de reposición
A fabricar c42875011500028750
A fabricar c359008625028750
A fabricar c53195015975031416

 

 

 

Si en este momento se desea fabricar el producto C 2 unidades, el sistema realizara la siguiente operación.

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la SalidaCostoOrden numero 1
Producto a22131

(ver tabla 1)

4262Toma el costo de reposición del kárdex
Producto b55736

(Ver tabla 2)

28680

La información anterior, permitirá que se revise los costos por la orden de producción, como se muestra a continuación.

 

Materiales cargadosCosto liquidadoCosto en proceso
Producto a$ 0$ 4262
Producto b$ 0$ 28680
Total$ 0$ 32942

 

Cuando se realice la entrada del producto que se fabricó, para el caso del ejemplo va ingresar a 32942, dejando la información en el kárdex de la siguiente manera.

 

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la Salida (uni)CostoCosto de reposición
A fabricar c42875011500028750
A fabricar c359008625028750
A fabricar c53195015975031416
A fabricar c216471 3294227680

 

Y el contenido en la orden de producción pasara de costos en proceso a costos liquidados, como se muestra a continuación.

 

Materiales cargadosCosto liquidadoCosto en proceso
Producto a$ 4262$ 0
Producto b$ 28680$ 0
Total$ 32942$ 0

 

 

  1. Costo de mano de obra y carga fabril: en la segunda parte del costo de una orden de producción, en el cual se basa en digitar las horas que se gastó el operario en realizar el producto C.

 

Esto se realiza bajo la opción de Actualización – Grabación de horas y otros costos – grabación de horas, allí solicitará el número de la orden de producción y el usuario debe digitar las horas que gasto los operarios en realizar la OP, y el centro de costo productivo que desarrollo dicho proceso. Para el cálculo de las horas, el sistema tiene en cuenta el valor que se digito en cada uno de los centros de costos por el concepto de mano de obra y carga fabril (es de aclarar que esa información del valor, debe estar por hora)

 

El sistema al momento de grabar las horas a la orden de producción modificara el costo, dejando la información como se muestra a continuación.

 

Tabla valor por centro de costo.

Centro de costoHoras reportadaTarifa de hora por mano de obraTarifa de hora por carga fabrilCosto mano de obraCosto carga fabril
Centro a2$ 455$ 705$ 910$ 1410
Centro b3$ 300$ 420$ 900$ 1260
Total5  $ 1810$ 2670

 

Tabla valor de materiales, mano de obra y carga fabril.

 

ConceptoCantidad / HoraMaterialesMano de obraCarga FabrilTotal
Producto a2 Und.$ 4262$ 0$ 0$ 4262
Producto b5  Und.$ 28680$ 0$ 0$ 28680
Centro a2 Horas$ 0$ 910$ 1410$ 2320
Centro b3 Horas$ 0$ 900$ 1260$ 2160
Total $ 32942$ 1810$ 2670$ 37422

 

De esa manera si se revisa el kárdex del producto el valor del costo cambia, puesto que se ingresó el valor del tiempo que se dedicó a realizar la operación.

 

Antes

 

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la Salida (uni)CostoCosto de reposición
A fabricar c42875011500028750
A fabricar c359008625028750
A fabricar c53195015975031416
A fabricar c216471 3294227680

Después

 

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la Salida (uni)CostoCosto de reposición
A fabricar c42875011500028750
A fabricar c359008625028750
A fabricar c53195015975031416
A fabricar c218711 3742228240

 

  1. Costo de servicio de terceros: Este costo de servicio de terceros es el último componente que se emplea cuando se requiera en procesos en el cual la compañía no cuenta con la maquinaria para terminar dicho proceso productivo.

 

Este se debe registrar en el menú de Actualización – Grabación de horas y otros costos –  grabación otros costos, en esta parte se registrara el valor total del servicio que le prestó un proveedor y sumara finalmente al ingreso del producto y en la consulta de la orden de producción, como se muestra a continuación

 

Tabla detalle Orden de producción.

ConceptoCantidad / HoraMaterialesMano de obraCarga FabrilServicio de terceroTotal
Producto a2 Und.$ 4262$ 0$ 0$ 0$ 4262
Producto b5  Und.$ 28680$ 0$ 0$ 0$ 28680
Centro a2 Horas$ 0$ 910$ 1410$ 0$ 2320
Centro b3 Horas$ 0$ 900$ 1260$ 0$ 2160
Servicio de tercero1 Maquila$ 0$ 0$ 0$ 3800$ 3800
Total $ 32942$ 1810$ 2670$ 3800$ 41222

 

Tabla Kárdex

 

MaterialCantidadValor de la Entrada (uni)Valor de la Salida (uni)CostoCosto de reposición
A fabricar c42875011500028750
A fabricar c359008625028750
A fabricar c53195015975031416
A fabricar c220611 4122228715

¿Para qué se utiliza la opción de Reproceso de Mes?

El reproceso de mes es un procedimiento automático que le permite al sistema recalcular todos los costos de los movimientos efectuados a partir de una modificación que se haya realizado en el inventario o el recalculo del valor de cada una de las ordenes de producción  por el concepto de mano de obra y carga fabril basado en la tarifa de cada uno de los centros de costos durante el mes de proceso.

¿Luego de cerrar el mes, puedo devolverme en la información del kárdex para hacer algún cambio de datos de costo o cantidad?

Luego de cerrar el mes de Inventario no hay ningún proceso a través de opción automática que permita cambiar datos del kardex de esa fecha y actualice los saldos a kardex actual, para estos casos se sugiere realizar ajuste o se puede realizar a través de INV1 un proceso de restauración de copia de seguridad antes de cierre, realizar ajustes y luego empalmar nuevamente esa información con el mes actual, por medio del reproceso trasladando saldos del mes anterior.

 

¿Para qué sirve la opción de Distribución de Materiales?

Esta opción permite hacer la distribución de una materia prima o insumo a un lote de producción o a un rango de órdenes basándose en el consumo reportado en el máster de producción y en la cantidad de la Orden de Producción, el usuario podrá escoger las ordenes de producción a las cuales desea aplicar la opción.

¿Qué diferencia hay en la distribución de costos por porcentaje o por costos en órdenes de compra de importación?

La distribución porcentual permite asignarle una ponderación al producto, en el cual con base a los gastos que se generen en dicha importación le dará le asignara el costo al producto, para esto es importante que en la asignación del porcentaje en su sumatoria sea el 100%. Si no se emplea la opción anterior, el sistema asignara el costo equitativamente con base a cada uno de los conceptos de los gastos incurridos en la importación

 

¿Que función cumple le parámetro % de Exceso Compras Varios, afecta las entradas de Inventarios?

Este parámetro solo aplica para las entradas de los ítems de los cuales su orden de compra sea tipo varios y su funcionalidad es controlar el porcentaje de exceso en la cantidad para las entradas, no afecta las entradas de inventarios ya que para este control se establece directamente desde ese modulo

 

¿Cuál es la utilidad de llenar los campos de días de reposición en la información del proveedor?

Estos campos solo se habilitan si el proveedor es del exterior y permiten que se estime un determinado tiempo para la llegada del producto que se está importando, cada proveedor puede tener en la información de estos campos los días que se tiene el proveedor tiene compromiso con la compañía, para que el producto se encuentre en el inventario.

 

¿Se pueden distribuir gastos de importaciones después de haber realizado la respectiva entrada del producto al inventario?

Quedaría se esta manera -> No se pueden grabar gastos de importaciones después de haber realizado entradas al inventario, esto debido a que el sistema de costos ya realizo el ingreso sin haber contemplado estos gastos y no permite una redistribución puesto que ya se ha podido utilizar la referencia ingresada con el costo inicial, para ajustar el valor del costo que falto se sugiere realizar un ajuste de valor al costo.

¿Qué diferencia hay entre descargue automático de una op y op con descargue posterior?

La orden de producción con descargue automático realiza el descargue de la materia prima en el inventario inmediatamente cuando se realiza la orden y permite conocer en tiempo real las existencias, si al generarlas el almacén físico hace la entrega de la misma, en el caso de la orden con descargue posterior el sistema únicamente realiza la apertura de la orden y no se descarga ningún material del inventario, si no    que hasta el momento que el almacén físico entregue se realice el descargue posterior para cargar los costos de materia prima a la orden

 

¿Qué tipo de requisiciones se generan desde la opción del Menú Explosión, Opción Requisiciones?

Si se ha realizado previamente un programa de producción y se ha evaluado la necesidad para el área de compras, el sistema a través de esta opción permite según el programa de producción y la explosión realizada, elaborar la requisición de materiales para el módulo de compras sin necesidad de realizar este proceso manual, el tipo de requisiciones será necesariamente de tipo inventarios ya que es el que afecta la producción directamente, no aplica para la referencias de tipo varios.

 

¿Qué información genera el proceso de Explosión de Producción?

El proceso de Explosión de Producción genera listados estimados que permiten realizar proyecciones para compras, requerimientos de planta y los productos que se deben fabricar, según el programa de producción y los periodos establecidos, en el cual genera información teniendo en cuenta cada una de las opciones que se realizó en el proceso de la explosión.

¿Para qué sirve las operaciones?

Son aquellas actividades propias para la fabricación de un producto (tiempos activos) y  también otras actividades relacionadas con las interrupciones que se presentan en la misma labor (tiempos muertos, que se debe identificar con la letra M y/o Ausentismo que se deben identificar con la letra A), teniendo en cuenta que al realizar el registro de estos tiempos será en horas y son diferentes a los horarios de descanso de los operarios de la planta.

¿Para qué sirven dispositivos?

Pueden ser componentes de determinada máquina que requiere tener control de vida útil por tiempo (generalmente corto plazo)  o uso (por ejemplo cantidad de golpes o cortes), y necesita tener una inspección constante para su cambio o mantenimiento. De acuerdo a los datos registrados, el sistema le permitirá generar un listado de dispositivos que indique el comparativo de esta información para la programación de dichos mantenimientos o cambios.

¿Cómo el sistema controla el turno que implica tomar horarios que afecten dos días?

Al grabar la información de los posibles turnos a trabajar, se debe tener en cuenta es que los horarios no pueden exceder 24 horas en cantidad, lo normal es que sean de 8 o 12 horas por turno. Debe utilizar hora militar para los campos de definición de inicio y finalización del turno para lograr diferenciar si es turno noche-mañana.

¿Cómo se generan las gráficas de prueba?

Se deben tomar varias muestras de una prueba y parametrizar el mínimo y máximo en cada máster, esto alimenta la grilla en (reporte/gráficas por variable) y permite las gráficas de resultado de cada prueba.

¿Qué son las características?

Las características hacen referencia a los conceptos físicos y cuantificables que se deben tener en cuenta al momento de definir con qué criterio realizar la prueba de calidad,  pueden ser variables que corresponden a las características medibles tales como dimensión, peso, longitud o atributos que tratan las características visibles como color, número de defectos, etc.

 

¿Qué son y para qué sirven los Masters de Calidad?

Los masters de calidad son aquellas plantillas que podemos diseñar para establecer los diferentes tipos de pruebas con sus diferentes variables. Para registrar la prueba de calidad que se requiere realizar al producto, el criterio para la definición del máster será dado según el proceso interno del Cliente, ya que se pueden crear para cada producto producido o un máster para productos de características similares, las pruebas sirven en variables atributos y cantidades o algunas otras formas de combinar.

¿Cómo se puede verificar la información del cuadre de cartera?

Al momento de generar el cuadre de cartera, se debe comparar los reportes de REPORTES/FACTURACIÓN y REPORTES/DOCUMENTOS.

  • Con el reporte de facturación ordenado por tipo, se compara con los siguientes valores del cuadre de cartera:

+ FACTURACIÓN NACIONAL                           $$$

+ FACTURACIÓN EXTERIOR                           $$$

  • Con el reporte de documentos ordenado por tipo, se comparan con los siguientes valores del cuadre de cartera:

– RECIBOS DE CAJA                                       $$$

+ NOTAS DÉBITO                                           $$$

– NOTAS CRÉDITO                                          $$$

– CANCELACIÓN DE SALDOS                          $$$

– CANCEL. SALDOS ANTICIPOS                      $$$

¿Cuál es la razón para que el comprobante contable se encuentre descuadrado?

La razón por la que se presenta descuadre del comprobante contable es porque hace falta parametrizar la transacción como corresponde, para eso se debe en primera instancia identificar el valor que no está arrojando el informe del comprobante contable, con el fin de revisar las cuentas que hace falta parametrizar. La revisión de la información se realiza con los reportes de facturación y documentos. Una vez obtenido los datos y comparados con el comprobante contable se debe modificar o adicionar la cuenta que hace falta para que el reporte del comprobante quede correctamente parametrizado y cuadrado.

Para ingresar la cuenta que hace falta, para que el comprobante se encuentre correctamente cuadrado, se realiza bajo el menú de Tablas/Transacciones.

 

¿Cómo se puede auditar si la información que se ha facturado o remisionado se encuentra descargada en el módulo de inventarios?

Existe una opción en Sistema/Auditoria de inventario, la cual puede verificar cuáles remisiones o facturas se han realizado pero no tuvieron descargue en el inventario. Lo único que se debe ingresar, son los rangos de fecha. En caso que la fecha no corresponda a la del mes de proceso, seleccionamos “AÑO”, adicionalmente se selecciona si la auditoria es de facturas o de remisiones (NOTA: si la factura fue de una remisión, el sistema lo va a mostrar en remisiones pero no en facturas).

 

¿Por qué el sistema al momento de elaborar un documento de pago, genera el aviso de “factura no existe”?

 Se debe a varias razones:

  • Puede ser que exista alguna transacción que cancela la factura que aún este en el listado de validación.
  • Que definitivamente la factura esté cancelada en su totalidad (puede consultar pagos en Consulta/Facturas, se ubica la factura y se revisa el botón pagos).

Otro factor a evaluar es el no haber hecho un reproceso de cartera, por lo cual no mostraría el documento para abonar o cancelar.

FAQ – Preguntas Frecuentes

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