Cuando se lleva a cabo una implementación de cualquier tipo de software se consideran diversos elementos, tales como el costo, cantidad de personas que lo usaran, tiempo en que se implantaría, materiales que se requieren e incluso cambios en la infraestructura.
Poco solemos pensar que con la llegada de un nuevo software a la empresa se requiere trabajar con nuestro equipo de trabajo. ¿Por qué? Esto se debe a:
- Se suele viciar prácticas como la creación de miles de documentos para justificar una acción que terminará ejecutada de otra manera a través del software.
- Considerar a las personas implicaría valorar su labor durante todo el proceso, con la finalidad de que comiencen a corregir los vicios generados por malas prácticas de gestión y administración.
- Es necesario valorar el trabajo que la persona realiza, pues sólo tomándolo en cuenta se alinean los objetivos tanto de la empresa como de la persona, e incrementará el porcentaje de éxito de la implementación.
- El software por sí sólo no trabaja, se requiere de la participación de diversos departamentos, esto requiere de tomar en cuenta las necesidades de las áreas que el software pretende cubrir, pues son su equipo de trabajo quienes conocen mejor que nadie los problemas que se tienen dentro del proceso.
Las personas intervienen en todo el proceso, pues sin sus opiniones, sin su apoyo y, sin su ejecución, sería imposible tener una implementación exitosa y como empresarios, habrá perdido dinero, generará miedo y resistencia al cambio.
Ahora bien, una implementación de cualquier tipo tiene tres fases:
- Fase Previa: reconocer las necesidades, escuchar a las áreas o departamentos involucrados e informar de la situación del proyecto.
- Fase de implementación: se ejecuta todo lo que se ha acordado con ayuda constante de las personas encargadas así como con constante comunicación.
- Fase posterior a la implementación: la empresa que ha adquirido el software se encuentra normalmente sola, buscando ajustarse a los cambios.
Tomando en cuento esto fijamos la atención en algunas técnicas para considerar al personal y su intervención en el proceso.
Equipo de trabajo en las diferentes fases
Fase previa
Este periodo es donde se identifica la necesidad y las consideraciones particulares que un software pretende cubrir, es por ello que se requiere de:
- Mantener informado al equipo de trabajo, tanto para que conozcan el objetivo del cambio, como para que tomen en cuenta todo el proceso que ellos deberán ir realizando.
- Aclarar dudas con respecto al cambio de las prácticas que se van a realizar.
- Tomar en cuenta sus opiniones, escuchar sus miedos y aclarar cualquier situación.
Para ello es recomendable que promueva un diálogo entre las áreas involucradas:
- Realice una junta donde se especifique el proyecto y lo que implicaría por cada área.
- Asigne un espacio donde especificará el objetivo del proyecto, divida el espacio acorde con las áreas vinculadas; proponga que cada área externe sus preocupaciones, temores, ansiedades con respecto al proyecto. Para dicho desarrollo se puede realizar una tabla a la vista de todos que permita poner todas las inquietudes en orden.
- Asigne un espacio y tiempo determinado para aclarar lo mejor posible dichas inquietudes.
Recordemos que además se informar y aclarar dudas, se debe de preparar al equipo para que trabajen en conjunto por lo que deberá considerar realizar proyectos sencillos entre departamentos donde se involucren diversas personas con la finalidad de fomentar el diálogo.
Fase de desarrollo
Se requiere de motivar al equipo de trabajo, siempre es cansada una implementación en tanto que se solicitan trabajos extras, se requiere más tiempo invertido, poner atención a más elementos y funcionar como normalmente lo hacemos, pues se trata de mejorar sin descuidar lo que hacemos bien, por lo que mantener al personal motivado le permitirá obtener compromiso de las personas.
Pensemos en el encargado de realizar las compras, normalmente tiene que estar en contacto con los distribuidores, dar seguimiento al material, considerar todo lo relacionado a inventario y proyecciones de ventas, etc.
Mediante la implementación, se le solicita que realice tablas que permitan concentrar grandes cantidades de información ¿Cómo deberá trabajar para evitar quedarse tiempo extra?
Para ello se mencionan tres tipos de recompensas que fomentan una motivación:
- Laboral, conlleva un reconocimiento de la importancia del puesto que se desempeña y en la empresa, suele recompensarse con nuevos puestos o áreas de oportunidad.
- Económico, reconoce la necesidad de un pago por los trabajos extras.
- Emocional, implica un reconocimiento del trabajo realizado.
Si bien cubrir dichas necesidades resulta motivador, consideremos que no siempre contamos con las condiciones para dar un aumento o mejorar el puesto, es por ello que se suele recomendar:
- Mostrar interés por lo que las actividades y por la persona que está realizando el trabajo o la actividad.
- Buscar pequeños detalles que le brinden confianza a la persona, pues esto reconoce que se tiene un conocimiento de su labor y la importancia para el proyecto.
- Busque actividades que permitan desestresar a su equipo, ya sea alguna comida, algún tipo de programa de aprendizaje e incluso tener días específicos para poner música que les guste.
- Recuerde considerar a su equipo y lo que les importa, ¡escúchalos!
Fase posterior
Hasta aquí, usted ha aprendido a escuchar a su equipo de trabajo y mantenerlos motivados, esta fase implica mantener al equipo tanto motivados como informados, y evitar que se vicien las prácticas, se debe reconocer que mucho de lo que hacemos durante el proceso ha cambiado y necesitamos adaptarnos. Para ello:
- Mantenga a su equipo actualizado, mediante cursos o talleres.
- Permita el diálogo con ellos, ya sea asignando un espacio para anotar dudas, sugerencias o quejas y atiéndalas en la medida de lo posible, genere acuerdos que funcionen para ambas partes.
- Permita que las personas se adapten al sistema, recuerde que no se aprende algo de un día para otro, por lo que podrá asignar un tiempo para la perfección de las labores y monitorear el desarrollo de todos los elementos.
- Genere nuevas metas y expectativas a cada departamento y como empresa, dicha acción permitirá que todos trabajen de manera conjunta.
Una vez finalizado todo el proceso, se dará cuenta de que la clave se encuentra en escuchar a su equipo de trabajo, ellos conocen de lo que se está hablando y son especialistas en resolver problemas dentro de su área, acudir a ellos para solucionar situaciones en cualquier fase de la implementación, permitirá reconocer su labor y promueve una transparencia de información que facilita en mucha medida el trabajo a desarrollar.
Finalmente, permitirá identificar elementos que suelen viciarse y que se deben de eliminar, para mejorar las prácticas dentro de la empresa.
Fuente: www.evaluandoerp.com
Fuente Imagen: freepick.com/Pressphoto
