Hay varias historias de terror que se cuentan sobre los proyectos de selección de proveedores de software ERP. No está mal tener una idea sobre el dinero y tiempo que perdieron muchas empresas al tratar de tomar atajos y no trabajar lo suficiente en el proceso de evaluación y selección.
De hecho hemos publicado varias de estas historias e incluso un compendio sobre 10 proyectos de software fallidos. Para aquellos que quieren correr el riesgo de elegir sin trabajar les publicamos un artículo “Dime tu signo del zodíaco y te diré el sistema ERP que necesitas”.
Hay cientos de consultores y proveedores de software ERP con conocimientos. Pero encontrar uno sin compromisos ocultos puede ser muy difícil. La mayoría de los consultores de ERP tienen un interés en ciertas soluciones.
Es importante que a su búsqueda le dé un enfoque imparcial. Si está pensando en implementar un ERP o reemplazar uno existente, tenga presente que el proceso de evaluación y selección es una de las claves para llevar a su organización a niveles de eficiencia en el mediano y largo plazo.
Para ayudarlo a conducirse en un proceso que no es técnico, sino de negocio, hemos preparado este artículo en el que resumimos en 9 tips, nuestra experiencia luego de haber entregado más de 4.500 evaluaciones en 7 años.
- Evaluar sus procesos de negocio
¿Qué es lo que está haciendo bien y qué se puede mejorar?
Esta es una decisión estratégica a largo plazo para su empresa. Ya sea que va a implementar su primera solución ERP o actualizar a una solución ERP implementada.
Estas preguntas pueden ayudarle a:
- Determinar si la compra de una solución ERP será beneficiosa.
- Identificar mejor los obstáculos y las deficiencias actuales en sus procesos de negocio.
Es posible que desee formar un comité de evaluación e involucrar a cada departamento para ganar visibilidad del proyecto en toda la empresa y la aceptación.
Las preguntas relacionadas con los procesos de negocio que usted debe hacer incluyen:
Recomendamos responder a estas preguntas con un enfoque de análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas). Haciéndolo ayudará a su organización a elegir el ERP adecuado con un ROI apropiado.
¿El aumento de los beneficios y la eficiencia de los empleados y el retorno de la inversión, son mayores que los costos potenciales para una nueva solución ERP?
Si la respuesta es sí, entonces es importante que empiece a echar un vistazo más de cerca a las soluciones ERP que están disponibles en el mercado.
- Desarrollo de criterios de selección
Seamos realistas. Por lo general el precio es el factor primario para evaluar y considerar una compra de software ERP. Pero recuerde que comprar software ERP es una inversión.
Es difícil de ignorar el costo, pero haciendo caso omiso de los precios puede ser bueno comenzar a explorar el mercado de ERP.
El hecho es que la mayoría de los proveedores de software ERP le permitirá acceder a alguna forma de pago conveniente, El objetivo final es hacer que su negocio sea más eficiente y rentable. Algunos criterios de selección para tener en cuenta son:
Costo total de apropiación
También conocido como Total Cost of Ownership (CTO). Dentro de los gastos relacionados con la compra de software pueden haber costos ocultos. Pueden incluir el software, implementación, mantenimiento, personalización, formación, soporte, hardware, actualizaciones, etc. Es necesario tenerlos en cuenta a todos para determinar el costo total de propiedad de pre y post implementación. Proyecte el costo a 5 años.
Servidores y sistema operativo
¿Estás casado con su servidor y / o el sistema operativo de escritorio actual? ¿Es un requisito que la nueva solución trabaje en esa plataforma? ¿O está abierto a alternativas? ¿La solución tiene que estar en su oficina y se instala en un servidor interno? ¿O está abierto a una solución basada en la Web que tiene acceso a través de la internet?
Usabilidad y características
El software no es una buena inversión si no se usa en todas sus posibilidades. Por eso es fundamental darles a sus empleados la formación necesaria para que comprendan el cambio que se produce y las capacidades del nuevo sistema.
Se han visto casos de empresas que adquieren el ERP, lo implementan pero no puede utilizar eficazmente el sistema. La interacción de sus colaboradores con el sistema es la que determinará, en gran medida, su camino hacia la satisfacción.
¿Qué tal es la usabilidad del sistema? ¿Es fácil de navegar? ¿Está orientado a su industria y a los procesos de negocio de la solución?
Proximidad
¿En la elección de un proveedor, cuenta su ubicación geográfica?
No hay una respuesta universal correcta a esta pregunta. Algunos son partidarios de comprar a una empresa cercana, mientras que otros están convencidos que la ubicación debería ser irrelevante. En última instancia, depende de cada empresa determinar cómo se satisfacen mejor sus necesidades. El tiempo de viaje, el apoyo técnico, la construcción de relaciones, los recursos legales, las leyes fiscales locales, verificación de referencias, y precio. En fin todos estos aspectos deben ser tomados en consideración.
Implementación
Una implementación de ERP requiere equipo de gente y experiencia.
¿Qué nivel de implementación, soporte y formación necesitará la nueva solución? ¿El proveedor se dedicará a su empresa y a su implementación? ¿Tendrá los recursos adecuados para implementar la solución propuesta?
Soporte
El apoyo puede provenir directamente del fabricante del software, del implementador o de un tercero. El servicio puede darse en su empresa o por medio de una línea telefónica o por internet. Es importante identificar cómo se entregará el apoyo de ERP, y si tiene sentido para usted y su personal ¿El servicio está incluido en el precio? ¿Cuál es la modalidad que el prestador del servicio le ha cotizado?
Formación, educación
La formación puede ser en su empresa o por medio de sesiones especiales por Internet o incluso mediante clases a las que sus empleados tendrían que asistir. Una vez más la capacidad de los empleados para interactuar con el sistema determinará su camino hacia el éxito ERP.
¿Cuántos usuarios van a necesitar una formación?
Considere la rotación de personal y la manera más fácil para los nuevos ingresantes se pongan al día con los conocimientos. Y no se olvide el costo adicional que deberá sumar para el método de formación deseado. Por lo general la decisión sobre la forma de educar se reduce a preferencias, costo y conveniencia.
Experiencia en la industria
Es importante determinar la importancia y relevancia de la experiencia en la industria. Tal vez sólo necesita funcionalidad de software de contabilidad y, en ese caso, no sea necesario un experto del sector.
Pero cuando la mayoría de los requisitos de software son exclusivos de su industria, seguramente precisará que el proveedor del software y de los servicios de implementación tenga la experiencia suficiente.
Capacidades del vendor
Dos vendedores que ofrecen la misma solución puede tener un rango muy diferente de experiencia y habilidad. ¿Qué experiencia tienen? ¿Cuántos empleados tienen? ¿Desde cuándo son proveedores de software ERP?
Esta historia le puede proporcionar una gran cantidad de información sobre una empresa en particular.
La organización de los criterios de selección en torno a prioridades le ayudará a identificar y priorizar las soluciones ERP a medida que comienza a participar de reuniones y evaluar los diversos proveedores de software ERP.
Y una vez que haya logrado rankear a los proveedores de software ERP de acuerdo a los criterios de selección comience a considerar las diferencias de cada proveedor.
- Recibe coincidencias
Aquí es donde entra EvaluandoERP. Hemos estado ayudando a las empresas a encontrar Software de ERP durante más de 7 años. Una conversación con nosotros de 10-20 minutos puede ayudarlo a contar con una lista de empresas proveedoras que son opción para sus necesidades y tamaño de negocio.
Hay muchas personas que quedan atrapados entre dos malas opciones: pasar horas de valioso tiempo tratando de encontrar opciones pertinentes, mirar un aviso publicitario y convocar al vendor.
Hay una mejor manera. Al compartir brevemente sus necesidades específicas, podemos devolver las opciones más relevantes del mercado para su consideración. Es gratis, rápido, imparcial, y funciona. Desde hace más de 7 años que ayudamos a las empresas a encontrar el software adecuado. Para obtener una recomendación imparcial y objetiva puede usar nuestro evaluador.
Así como ponemos a su disposición una herramienta de análisis, también hemos trabajado en contenidos específicos para industrias. Puede consultar nuestra Sala de Lectura o el Centro de Recursos.
- Hablar con cada uno de sus posibles proveedores de software ERP
Es recomendable tener una conversación abierta con cada proveedor que se acerca a sus requerimientos. Las primeras impresiones le pueden dar una gran cantidad de conocimiento. El proveedor de software ¿Estaba preparado para la conversación? ¿Se ocupó de conocer algo acerca de su empresa? ¿Comprende sus dolores?
- Crear una lista corta de las principales soluciones
La mejor forma de empezar a reducir la lista, es remitirse a sus criterios de selección. Dependiendo de las opciones que se presentan y las tareas que haya hecho esto puede ser muy fácil de resolver, pero puede ser difícil también dependiendo de la variedad de soluciones que está evaluando. Después de todo el mercado de las soluciones disponibles pueden variar significativamente dependiendo del tamaño de la empresa y la industria.
- Programar una demostración con los de la lista corta
Ver el software en vivo y navegar por la aplicación puede ser de mucha ayuda siempre y cuando la actividad se prepare con profesionalismo. La demostración puede proporcionar una gran cantidad de información sobre cualquier error, problemas, facilidad de uso, y si la mayor parte de lo que se ve se aplica a su negocio.
Algunos proveedores de software ERP adaptan la demostración a sus necesidades de negocio y funcionalidad. Hay quienes prefieren mostrarla personalmente y otros que optan por darle el control para que pueda navegar la solución.
La demostración le puede dar una imagen mucho más clara de lo que la solución puede ofrecer.
- Contacto con cada proveedor preseleccionado
Prepare sus preguntas. Las conversaciones con los proveedores de software ERP no deben centrarse en el software. El debate debería ser una evaluación sobre la mejora de la eficiencia de sus procesos de negocio. Una conversación así gira hacia la reducción de costos, aumento de las ventas, ganar visibilidad estratégica, mejorar la competitividad, y en dirección a una comprensión de sus necesidades y expectativas.
La selección correcta del proveedor de ERP es tan importante como la selección del sistema ERP adecuado. Un ERP es una de las inversiones de TI más sustanciales e importantes de su empresa tendrá que realizar. La elección adecuada es fundamental para asegurarse de que tendrá el retorno de la inversión.
- Comparar propuestas y verificar las referencias
Compare las propuestas formales de cada uno de sus principales posibles proveedores de software ERP. Y, por supuesto, pida referencias relevantes para su industria.
Necesita saber su potencial socio tecnológico está preparado para los retos de negocio son relevantes para usted. Sin embargo, no se detenga allí.
Tome contacto con un cliente de muchos años y también con uno nuevo. Ellos tienen muy diferentes puntos de vista sobre el vendedor. Usted saber dónde estaba la empresa donde e encuentra actualmente.
Un nuevo cliente compartirá con usted información sobre sus consideraciones inmediatas. Un cliente más antiguo, compartirá información importante más relacionada con la relación en el largo plazo. Algunas preguntas que puede hacerse son:
- ¿Cuál es el valor que han visto en el proveedor?
- ¿Qué piensan de los servicios de apoyo?
- ¿Como el proveedor se ha adaptó a sus necesidades?
Además, no tenga miedo de pedir el acceso a los clientes existentes. La disposición de los clientes existentes para compartir su tiempo de esta manera es una forma de entender sus sentimientos sobre el valor que están recibiendo de su proveedor de ERP.
- Tomar una decisión
Después de todo el trabajo que ha hecho desde el análisis de sus procesos de negocio hasta la búsqueda del software ERP, es importante que tome una decisión, y que se comprometa con un plazo para decidir.
Tenga en cuenta los costos de no implementar una nueva solución ERP. Aunque la mayoría de los sistemas ERP típicamente implican una inversión inicial, tenga en cuenta que la solución hará que su negocio sea más eficiente, inteligente y rentable.
El software ERP correcto automatiza y optimiza sus procesos de negocio, creando ahorros a largo plazo.
http://www.evaluandoerp.com/hoja-ruta-evaluar-seleccionar-proveedores-software-erp/
