17Feb

Factory Sotfware Industrial

Con mucha frecuencia encontramos en el mercado, empresas industriales que han comprado un programa contable que, a pesar de ser de muy buena calidad, no cumple con las necesidades que tienen las empresas industriales y se ven abocadas a desarrollar las siguientes estrategias:

  1. “Mandar a hacer” un programa – a la medida – a un ingeniero que tiene tiempo disponible; mientras el ingeniero tenga el tiempo, lo atenderá, pero esta condición no siempre se cumple y en algún momento la inversión se pierde y es necesario volver a empezar…
  2. Desarrollan su propio “sistema de información industrial”, usando la herramienta más popular del mercado: Excel; muy fácil de usar, pero obviamente no presenta elementos de seguridad y menos aún existe integración con los programas contables, de tal forma que los inventarios se manejan en dos sistemas diferentes, los cuales por razones obvias, nunca “cuadran”.
  3. Permiten que cada cual se defienda como pueda, lo que obliga a los empleados a usar los métodos más variados para solucionar sus propios problemas con la mejor voluntad, pero sin atender los procesos mínimos de integración empresarial.

Lo más indicado para las empresas industriales es, sin lugar a dudas, adquirir un software industrial que abarque todas las áreas de la empresa y que tenga como principal componente, una estructura sólida en la administración y el control de todos los procesos industriales, con los siguientes componentes principales:

  1. Sistema contable y financiero.
  2. Sistema comercial y CRM (Customer Relationship Management – administración de relaciones con los clientes).
  3. Sistema de Recursos Humanos y Nómina.
  4. Y especialmente un sistema para la administración de todos los recursos de Producción (hoy se denomina MRPII (Manufacturing Requirements Planning – planeación de los requerimientos de manufactura).

Este último componente, vital para toda empresa industrial deberá facilitar la integración en línea,  con todos los demás sistemas de información corporativos y manejar entre otros los siguientes procesos:

  1. INVENTARIOS: Este es uno de los principales activos de una industria y generalmente está formada por las materias primas, productos Semiterminados, materiales de empaque y envase y los insumos de producción. Generalmente es el corazón de un sistema industrial y su control presenta las siguientes ventajas:
    1. Disminuir al mínimo los “sobre stocks” esas muy importantes sumas de dinero invertido en productos que no rotan adecuadamente y sacrifican el capital de trabajo de la empresa.
    2. Evitar costosas paradas de producción, por falta de materiales no comprados oportunamente.
    3. Controlar la fecha de vencimiento de los productos, evitado pérdidas por vencimiento de productos en las bodegas.
  1. COSTOS: es tal vez el más importante, pero el menos controlado y su uso permanente a través del control de las órdenes de producción o de los sistemas por proceso, permiten tomar las más importantes decisiones de las empresas actuales:
    1. Debo continuar fabricando estos productos? Tienen un margen de rentabilidad adecuado? Si no tengo esta claridad, estaremos condenados a seguir fabricando productos a pérdida.
    2. Todos los procesos que hago en mi fábrica son eficientes? Será más barato dar o recibir servicios de maquila, para optimizar mis costos?
    3. Estas decisiones no se pueden tomar, sin un sistema que nos muestre en detalle, todos los componentes del costo: (materiales, mano de obra, carga fabril y servicio de terceros).
  1. PLANEACION: se fundamenta en los “másteres” de producción, los cuales deben contener, para la fabricación de lotes óptimos, los materiales, los descriptivos de proceso, la hoja de ruta y los servicios de terceros que requiere la empresa, para cumplir los planes de ventas definidos por el área comercial. Estos procesos deben generar como mínimo los siguientes resultados:
    1. Plan de producción: el cual indica, luego de revisar las existencias de almacén y los productos en proceso, las cantidades exactas que se deben fabricar, para evitar excedentes de inventarios.
    2. Plan de compras: que debe incluir, luego de revisar las existencias actuales y las órdenes de compra en tránsito, las cantidades exactas de materias primas por comprar.
    3. Plan de utilización de los recursos de producción; detallando los tiempos necesarios por cada máquina, equipo o grupo de trabajo, con sus respectivas disponibilidades, para garantizar la producción sin paradas.
    4. Plan de contratación con terceros, lo que permitirá no solo coordinar con ellos adecuadamente los procesos, sino además prever el flujo de caja necesario para su pago oportuno.
  1. CONTROL: De nada sirve planear, si no tenemos una herramienta que permita controlar que los planes y programas elaborados, se han cumplido y qué acciones correctivas se deben tomar para mejorar los siguientes resultados:
    1. Rendimientos por operación: permite asignar a los empleados más hábiles en las actividades críticas y capacitar a los menos hábiles, para lograr los mejores resultados.
    2. Rendimientos por máquinas y equipos: a través de los cuales se podrá evaluar la manera óptima de usar estos costosos recursos y decidir los procesos de maquila.
    3. Eficiencias por trabajador: para establecer sistemas de trabajo a destajo o manejo de incentivos por producción.
    4. Análisis de los tiempos activos y muertos de cada centro de costos productivos, que servirá de base para mejorar los estándares de producción.
  1. MANTENIMIENTO: Es indispensable tener una hoja de vida de cada máquina o equipo de la planta, con de fin de planear adecuadamente los mantenimientos preventivos, lo que permitirá disminuir las paradas por averías y los mantenimientos correctivos, que regularmente, detienen los procesos de producción con el incumplimiento a los clientes. En este caso es importante incluir:
    1. El costo de cada mantenimiento efectuado.
    2. El costo de los repuestos cargados por máquina.
    3. La hoja de vida de cada máquina o equipo, con sus costos detallados y acumulados de mantenimiento.
    4. El plan de mantenimiento preventivo semanal, mensual o anual de cada máquina.
    5. Los requerimientos de repuestos y horas de taller necesarios para cumplir los planes previstos.
  1. COMPRAS: No es útil tener solo un buen nivel de inventarios, sino comprar inteligentemente, a través de información estadística que le permita conocer la evolución de los costos de los materiales comprados y los costos comparativos de todos sus proveedores, debe tener en cuenta:
    1. La información histórica de sus compras.
    2. La evaluación de sus proveedores (requisito de la norma ISO).
    3. El control de las requisiciones, las órdenes de compra y sus respectivas autorizaciones.
    4. El control de las cotizaciones y su registro oportuno.
  1. CALIDAD: Este elemento “extraño” en muchas empresas, le permite garantizar que las materias primas que usa en su planta, cumplen con todos los requerimientos para evitar reprocesos en su planta y a la vez evita las devoluciones de sus clientes, por concepto de calidad. Tenga en cuenta los siguientes conceptos:
    1. Generar los certificados de calidad de sus productos, genera la confianza necesaria para mantener y ampliar su catálogo de clientes.
    2. Revisar en cualquier parte de su proceso productivo, las variables definidas como críticas por sus clientes y el cumplimiento respectivo.
    3. Revisar los atributos de obligatorio cumplimiento.
    4. Tener una “memoria” de la calidad histórica de cada producto y proceso.
    5. Graficar los resultados, para una mejor comprensión y análisis.

Finalmente, para tomar la mejor decisión, revise en el mercado las opciones más adecuadas, teniendo en cuenta la naturaleza de su negocio (Industrial) y busque el software que impacte el mayor número de áreas en su empresa, con la visión de integración de ellas y con  un costo razonable. Con seguridad la inversión que usted haga en estas herramientas, dará los retornos en corto plazo.

Fuente Imagen: FreeImages.com/MarkusBiehal

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